Gerade bei größeren Imkereien, in denen mit vielen Bienenvölkern gearbeitet wird, kann der Imker schnell den Überblick über getätigte Eingriffe ins Bienenvolk verlieren und Arbeiten doppelt oder auch gar nicht verrichten. Für die Schaffung einer übersichtlichen und schnell zu erfassenden einheitlichen Dokumentation haben sich in der Imkerei sogenannte Stockkarten etabliert, in denen der Imker die wesentlichen Informationen zum Bienenvolk, Tätigkeit und externen Einflüssen chronologisch verfassen kann. Die Stockkarten dienen ebenfalls als Grundlage zur Verfassung einer Zusammenfassung der Wirtschaftsjahre um einer Vergleichbarkeit zur Entwicklung und Tätigkeit zu anderen Jahren zu schaffen.
Für die Erstellung einer Stockkarte gibt es keine allgemeingültige oder gar vorgeschriebene Form, sondern diese kann von jedem Imker auf die individuellen Bedürfnisse angepasst und erstellt werden. In der Regel befinden sich aber wesentlich Informationen zum Bienenvolk, wie Bienenrasse, Jahrgang der Königin und die eventuelle Zuchtabstammung als allgemeine Angaben im Titel der Stockkarte eines Bienenvolks. Zusätzlich werden in chronologischer Reihenfolge kurze Angaben bei jeder Durchsicht hinterlegt, diese beinhalten das Datum der Durchsicht, Aktivität und Vitalität der Bienen, Entnahme von Honig, Gewicht des Bienenstocks, Wanderung, Anzahl der Honig- und Brutwaben, Schwarmtrieb bzw. angesetzte Weiselzellen sowie die subjektive Einschätzung zum Sanftmut und Wabensitz. Als weitgehend optionale Angabe, welche eher untergeordnete Rolle spielt, ist die Angabe der Witterungsbedingung zu betrachten. Die Stockkarte bildet die Grundlage für eine gute Zuchtarbeit, auf dessen Basis die besten Königinnen für eine Weiterzucht selektiert werden.
Der zunehmende technische Fortschritt hat auch Einzug in die Imkerei gehalten, mittlerweile existieren Stockkartenprogramme, mit denen der Imker die Daten in eine digitale Umgebung eintragen und somit auf einen Blick vergleichen kann. Zusätzlich bieten einige Lösungen auch eine Schnittstelle zu mobilen Endgeräten wie Smartphone und Tablett Computer, mit denen die Daten bereits bei der Durchsicht der Völker in eine Online Version der Software eingetragen werden können.
Neben der Stockkarte kann auch ein Standbuch geführt werden, in dem zusätzliche Informationen zum jeweiligen Bienenstand geführt werden. Das Standbuch beinhaltet zum Beispiel aufgefundene Schwärme, die keinem Bienenstock zugeordnet werden können, beginnende Königinnenzucht, Honigernte und Honigertrag, sowie Angaben zur Volksvermehrung und Völkervereinigung. Eine weitere wichtige Dokumentation stellt das Bestandsbuch dar, in dem Behandlungen der Bienenvölker gegen Krankheiten zu dokumentieren sind. Der Imker ist zur Erstellung eines Bestandsbuchs verpflichtet und muss dieses auf Verlangen eines Veterinärs vorzeigen. Nicht alle Behandlungsmethoden z.B. gegen die Varroa sind Eintragungspflichtig, trotzdem sollten alle durchgeführten Behandlungen zur Nachvollziehbarkeit ein gepflegt werden.